Pacchetti e template
Polydesk distingue i pacchetti, prenotazioni effettive attivate per un paziente, gestibili direttamente in agenda, dai template, modelli predefiniti che velocizzano la creazione e garantiscono coerenza. Tre tipologie di pacchetto si adattano a qualsiasi modello di erogazione: a crediti, a tempo o illimitati.
Pacchetti a crediti
Ogni credito è associato a uno o più servizi e definisce quante prestazioni possono essere erogate nell'ambito del pacchetto. Il sistema tiene traccia in tempo reale dei crediti disponibili e di quelli consumati. È possibile impostare crediti illimitati per determinati servizi, mantenendo il controllo sugli altri. Ideale per cicli di trattamento con un numero definito di sedute.
Pacchetti a tempo
Definisce una durata in giorni (es. 30, 90, 365 giorni) con la possibilità di impostare la data di inizio validità. Durante il periodo di validità il paziente può utilizzare i servizi inclusi senza limite di quantità, salvo diversa indicazione. Alla scadenza il pacchetto viene chiuso automaticamente. Perfetto per abbonamenti periodici o piani di trattamento con scadenza definita.
Pacchetti illimitati e per appuntamento
Il pacchetto illimitato non ha limiti né di tempo né di numero di servizi: consente di erogare un numero infinito di prestazioni per i servizi inclusi. Il tipo per appuntamento raggruppa invece uno o più servizi sotto un unico pacchetto per scopi organizzativi o di ricerca interna, senza logica di consumo o scadenza. Entrambi i tipi si configurano in pochi passaggi.
Template di pacchetto
I template si trovano nelle impostazioni avanzate e non rappresentano prenotazioni reali, ma modelli predefiniti riutilizzabili. Ogni template contiene la struttura del pacchetto, i servizi associati, le regole di utilizzo e il tipo (crediti, tempo, illimitato o appuntamento). Quando si crea un nuovo pacchetto da un template, tutti i campi vengono compilati automaticamente, riducendo gli errori di configurazione e garantendo coerenza tra gli operatori.
Stato, prezzo e attivazione
Ogni pacchetto ha uno stato (In corso, Confermato, Annullato, Completato, Chiuso) e una strategia di prezzo: per appuntamento, dove ogni seduta viene fatturata separatamente, oppure a pacchetto, con un importo unico. Per i pacchetti a tempo è configurabile il momento di attivazione: immediata alla creazione, alla prima prenotazione inserita, oppure manuale con data specifica scelta dall'operatore.
Codice univoco, note paziente e note interne
Ogni pacchetto ha un codice univoco (simile a quello delle prenotazioni) che può essere fornito al paziente come riferimento, in contesto operativo si usano spesso le ultime cinque lettere come identificativo breve. Le note paziente sono visibili anche nella scheda paziente e contengono informazioni operative rilevanti per lo staff. Le note interne sono riservate esclusivamente agli operatori e non vengono mai mostrate al paziente.
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